プライバシー・ポリシー

株式会社トヨタレンタリース岡山
代表取締役　梶谷　俊介
平成17年4月1日制定
平成26年12月4日改訂

はじめに

株式会社トヨタレンタリース岡山（以下当社という）がお客様に商品・サービスを提供するにあたり、お客様へのサービス・商品のクォリティの向上およびお客様のご便宜をはかるために、個人情報をご提供いただくことがあります。
当社は、お客様の個人情報保護の重要性を深く認識し、お客様の個人情報保護なくして、お客様との健全なコミュニケーションに基づく、最適な商品・サービスの提供はありえないと考えています。
そこで当社の個人情報保護に向けての全社的な取組みの基本方針を定め、プライバシー・ポリシーとしてお客様のご理解をいただくためにここに公開いたします。

１．個人情報とは

お客様の個人情報とは、お客様に関する情報であって、特定のお客様を識別できる情報をいいます。また、ほかの情報と合わせ特定のお客様を識別できる情報も個人情報といたします。店頭でお名前等をご記入いただいたアンケート、レンタカーの貸渡やリースのお手続きの際に記入していただいた各種の書類などに記載された情報がこれにあたります。

２．個人情報の収集について

当社では、お客様から個人情報を収集するときは、その目的をパンフレットやホームページ上において明示します。また、直接お客様に個人情報をご記入いただく際には、その場においてあらためて、収集目的を明確にいたします。お客様にお知らせした収集目的の範囲を超えて個人情報を利用することはありません。お客様は、お客様の自由な判断でこの同意を拒むことができます。

３．お客様情報の利用目的について

１）収集させていただいた個人情報は、以下の目的またはその他正当な目的でのみ利用いたします。
- ①お客様とのお取引上の責任を果たすこと。
- ②当社より
  - ａ）自動車､保険､携帯電話､その他当社において取り扱う商品・サービス等や、定期点検、車検及び保険満期の予定、各種イベント・キャンペーン等の開催について､宣伝印刷物の送付、電子メールの送信などの方法により、お客様にご案内すること。
  - ｂ）商品開発等あるいは、お客様満足度向上策など検討のため、お客様にアンケート調査を実施すること。
- ③与信判断・与信後の管理目的で、表面記載の個人情報、支払開始後の支払状況、過去の債務の支払状況を利用すること。
２）お客様は、前項②のご案内・アンケート調査の実施の中止をご要望される場合は、当社にその旨お申し出いただくことができます。（「８．お客様情報相談窓口」へご連絡ください。）

４．個人情報の第三者への提供

１）当社では、次の場合を除いて、個人情報を第三者に提供することはありません。
但し、当社が業務委託先に、委託業務に必要な範囲内で個人情報を預ける場合は、この限りではありません。
- ①お客様が同意されている場合。
- ②下表の内容を下表の提供先へ下表の利用目的で、口頭、書面または電子媒体にて提供する場合。

	提供内容	提供先	提供先の利用目的
レンタカ｜	利用車種、用途、借受開始日時等のレンタカーの借受に関する情報及びお客様の氏名･住所等の個人情報	トヨタ自動車株式会社	お客様に、商品・サービス等についての情報を提供する等営業に関するご案内を行うこと
		トヨタ自動車株式会社及びトヨタ自動車株式会社と情報提供契約を締結した者	お客様に、商品の企画･開発あるいはお客様満足度向上策検討等の参考にする目的で、レンタカーを借受した動機など、あるいは当社のお客様対応についてアンケート調査を実施すること
		トヨタ自動車株式会社及びトヨタ自動車株式会社とトヨタレンタリースフランチャイズ契約を締結した者	貸渡契約締結の円滑化等、お客様に満足いただくための施策立案及びフランチャイズ全体としての体制整備
リ｜ス	契約締結日､車名・塗色・型式等自動車に係わる情報及びお客様の氏名・住所・電話番号など、表面記載の個人情報(以下、表面記載の個人情報という)	トヨタ自動車株式会社	お客様に､商品・サービス等に関するご案内あるいは本契約の内容やメンテナンス等の履行状況等についてトヨタ自動車株式会社が運営するリースＷｅｂシステムを通じて情報提供を行うこと
	表面記載の個人情報及び、将来、当社が把握する表面記載の個人情報の変更情報	トヨタ自動車株式会社及びトヨタ自動車株式会社と情報提供契約を締結した者	お客様に、商品の企画・開発等あるいはお客様満足度向上策等の検討の参考にする目的で、自動車をリースした動機などあるいは当社のお客様対応などについてアンケート調査を実施すること
		トヨタ自動車株式会社及びトヨタ自動車株式会社とトヨタレンタリースフランチャイズ契約を締結した者	リース契約締結の円滑化等、お客様に満足いただくための施策立案及びフランチャイズ全体としての体制整備
		当社が損害保険代理店委託を受けている損害保険会社	お客様に対しての、各損害保険の募集及び加入に関すること
	表面記載の個人情報及びリース契約車両・下取車両・当該注文と同時に行われた使用済車引取依頼車両の自動車検査証情報	トヨタ自動車株式会社	フランチャイザーとして、リース状況等を確認のうえ、お客様の事情に応じた有効なフランチャイズ施策を展開すること
		トヨタ販売店他自動車販売･整備事業者	自動車の調達・下取、各種登録手続き、定期点検･車検の案内･実施
		使用済車の引取事業者	使用済車の引取り･処理手続き
	表面記載の個人情報及び自動車登録番号（将来、当社及びトヨタ車両販売店がサービス入庫を通して把握する表面記載の個人情報及び登録番号の変更情報を含む）	トヨタ自動車株式会社及びお客様が今後サービス入庫等するトヨタ車両販売店	お客様に、市場処置案内を行うことお客様が、サービス入庫する時、電話入電する時等に、迅速、適切な受付対応をすること
	車体番号、車両装備の内容、修理及びメンテナンス等に要した部品の品番・作業場所・作業内容・作業日及び作業日における距離計表示の走行距離等	トヨタ自動車株式会社	お客様が、サービス入庫する時、電話入電する時等に、迅速、適切な受付対応をすること

- ③法令により必要と判断される場合。
- ④お客様または公共の利益のために必要であると考えられる場合。
- ⑤その他正当な理由のある場合。
>２）お客様は、前項①②の第三者への提供の中止をご要望される場合は、当社にその旨お申し出いただくことができます。（「８．お客様情報相談窓口」へご連絡ください。）

５．個人情報保護の体制

当社では、個人情報保護を全社として取り組むために、個人情報保護推進委員会を設けています。
この委員会のもとに個人情報保護の責任者を選任し、社内の全部署における個人情報保護を徹底し、社員の個人情報保護教育をすすめ、お客様からのご意見をうけたまわる体制を整えています。

６．セキュリティ

当社は、個人情報がお客様からお預かりしている情報と理解し、その安全を期することが責務と認識し、適切な管理を実施いたします。

７．ホームページからの個人情報の収集

■暗号化：当社が開設しているホームページから個人情報を収集するときは、
暗号システム(ＳＳＬ)を用いてお客様の個人情報を安全に送信していただくことができます。
■cookie：cookieは、お客様のパソコンとウェブサイトのあいだでやり取りする小さな情報ファイルです。
当社では、ホームページを使いやすいものにするためや、
個々のお客様に最適な情報を提供するためにcookieを用いることがあります。
お客様がご使用しているパソコンやブラウザソフトの設定でcookieの受取りを拒否したり、cookie警告を発することができます。
■リンク：当社がリンクしているホームページには、関連他社が運用するものがあります。
それらについては、このプライバシー・ポリシーの適用はありません。

８．お客様からのお問合せ

【お客様情報の開示について】

当社は、お客様がご本人様の個人情報の開示、訂正などを希望される場合には、当社の定める書面の提出により開示に応じます。当社の定める書面の入手方法につきましては、下記のお客様情報相談窓口までお問い合わせください。
また、請求者がご本人であることをご確認させていただいた上、以下の流れで対応をさせていただきますので、あらかじめご了承お願いいたします。
まず、来電や来店の際には氏名、生年月日、住所等を確認させていただきます。
また、誤って第三者に開示等をすることを予防する為に、以下①～④のうち、最低１つは身分証明に代わるものとしてご用意、ご持参ください。

①運転免許証
②住民票
③パスポート、または外国人登録証明書
④健康保険被保険者証、または年金手帳
⑤印鑑証明

もし、請求者が代理人である場合は、以下の方法によって請求者が代理人本人であること、および代理権の存在を確認させていただきます。

①代理人ご本人の運転免許証、またはパスポートの提示
②お客様ご本人が委任した代理人の委任状の提出

開示につきましては、全て配達記録の郵送にて、出来る限り迅速に対応いたします。
なお、個人情報の開示にあたりまして、１項目当たり５００円を郵送費・コピー代・開示手数料として、ご来店時にお支払いただきます。

【お客様情報の訂正・削除について】

当社に提供したお客様情報に誤りがある場合は、お客様は当社に対して当該個人情報の訂正または削除を要求することができます。お客様から自らに関する個人情報の訂正、削除のお申し出があったときは、遅滞なくその調査を行い、訂正、削除の必要があるかどうかを決定いたします。訂正・削除を必要とする事由がある場合は、遅滞なく、訂正や削除を行い、お客様情報の訂正・削除等をしない場合であっても、その理由を何らかの手段でお知らせする努力を行って参ります。下記のお客様情報相談窓口までお問い合わせください。

上記のほか、個人情報に関する問い合わせや苦情・相談を申し付けることができます。当社は、これらを受けた場合は合理的な範囲で適切に対応させていただきます。また、そのためにお客様からの個人情報の請求・修正等または問い合わせや苦情・相談の対応窓口を開設しています。

９．法令などの遵守と改善・取り組みについて

当社は個人情報保護のための関連法令およびその他の規範を誠実に遵守いたします。
当社は、個人情報保護方針および個人情報保護に関する社内規程を常に見直して、個人情報の取扱いおよび管理を改善してまいります。